Was ist der Verhaltenskodex? Eine Definition:
Der Verhaltenskodex, auch Code of Conduct genannt, ist ein wichtiger Leitfaden für Unternehmen und ihre Lieferanten. Er legt fest, welche sozialen und nachhaltigen Standards sie einhalten müssen. Der Kodex ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Menschenrechte in der gesamten Lieferkette geachtet werden und um das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) umzusetzen.
Der Kodex legt fest, wie sich Unternehmen, die weltweit tätig sind, ethisch und sozial verantwortungsvoll verhalten sollen. Er beinhaltet klare Regeln, die helfen sollen, respektvoll miteinander umzugehen, die Umwelt zu schützen und gegen Korruption sowie Diskriminierung vorzugehen.
Der Code of Conduct ist eine Art freiwillige Erklärung, in der Unternehmen versprechen, bestimmte interne und externe Verhaltensregeln einzuhalten. Außerdem dient er als Reaktion auf Risiken, denen Unternehmen ausgesetzt sind. Es gibt keine Vorgaben, was genau im Verhaltenskodex enthalten sein muss. In der Regel werden dort aber die Unternehmensrichtlinien festgehalten, die dazu beitragen, dass das Unternehmen umweltfreundlich, sozial verantwortlich und wirtschaftlich nachhaltig handelt. Das hilft, klare Ziele für Nachhaltigkeit zu setzen und sich langfristig abzusichern.
Es liegt an jedem Unternehmen selbst zu entscheiden, welche Regeln und Richtlinien in ihrem Kodex stehen sollen. Grundsätzlich gilt, je größer ein Unternehmen ist, desto umfangreicher wird der Kodex tendenziell. Der Code of Conduct kann ein Teil vom Compliance Management System eines Unternehmens sein und Richtlinien umsetzen, die von den Compliance Beauftragten angeordnet wurden. Dieses System an Regeln und Kontrollmechanismen soll sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Entstehung des Code of Conduct
Im Juli 2021 hat die EU einen Code of Conduct für verantwortungsvolle Unternehmenspraktiken veröffentlicht. Er soll Unternehmen im Lebensmittelsektor ermutigen, nachhaltiger zu handeln. Vor allem in der Lebensmittelindustrie ist dieser Kodex ein wichtiger Schritt für eine umweltfreundliche und verantwortungsbewusste Herstellung von Lebensmitteln in Europa. Wenn Unternehmen den Kodex freiwillig unterzeichnen, verpflichten sie sich dazu, ihre Geschäftspraktiken im Einklang mit den Zielen der EU-Strategie „Vom Hof auf den Tisch“ zu gestalten.
Dabei geht es nicht nur um ökologische Nachhaltigkeit, sondern auch darum, sozial verantwortlich zu handeln und offen mit Verbrauchern und anderen Interessengruppen zu kommunizieren. Alle Unternehmen und Verbände im Agrar- und Lebensmittelsektor in Europa können sich entscheiden, den Code of Conduct zu unterstützen. Die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, NGOs und Behörden zeigt, dass viele sich einig sind, dass Veränderungen im europäischen Lebensmittelsystem notwendig sind, um den Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu begegnen.
Ziele und Aspekte des Kodex
Ziel des Kodex ist es, ethische und soziale Standards festzulegen und die Einhaltung dieser Standards zu fördern. Ein wichtiger Aspekt des Verhaltenskodex ist die Nachhaltigkeit. Es geht darum, umwelt- und sozialbewusst zu handeln und Maßnahmen zu ergreifen, um die Umweltauswirkungen zu reduzieren. Zusätzlich zur Verpflichtung mindestens ein Ziel zu erreichen, gibt es die Möglichkeit, eine Vorreiter-Rolle einzunehmen. Das bedeutet, dass sich das Unternehmen zusätzlich zur Erfüllung der Mindeststandards weitere Ziele setzen sollten. Diese Ziele sollten messbar sein und mit dem „Green Deal“ sowie der „Vom Hof auf den Tisch-Strategie” übereinstimmen. Bei der Unterzeichnung sind der EU-Kommission die Ziele, die Motivation und die Auswahl der zusätzlichen Maßnahmen zu begründen. Der Zeitraum der Verpflichtungen sollte sich möglichst auf 2025 bis 2030 beziehen.
Es ist wichtig für Unternehmen, sich an den Code of Conduct zu halten. Dadurch kann positiv beeinflusst werden, wie das Unternehmen von Mitarbeitenden, Kunden, Investoren und der Gesellschaft wahrgenommen wird. Wenn der Kodex eingehalten wird, hilft das, gegenseitiges Vertrauen und einen guten Ruf aufzubauen. Auch Verbände spielen eine Rolle und können zum Erfolg des Kodex beitragen: sie sollten sich entsprechende Fragen stellen, ihre Mitglieder informieren und den Austausch mit anderen Gruppen fördern.
Unternehmen müssen zusagen, mindestens ein Ziel zu erreichen. Große Unternehmen müssen jedes Jahr Berichte über ihre Maßnahmen und Fortschritte vorlegen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen reicht es aus, dies alle zwei bis drei Jahre zu tun.
Implementierung des Verhaltenskodex
Um einen Kodex zu erstellen, beginnt man mit einer Risikoanalyse. Dabei werden die Risiken für Menschenrechte und Umwelt in den eigenen Lieferketten untersucht. Anschließend werden die wichtigsten Maßnahmen in einem Dokument festgehalten, das für alle Lieferanten verbindlich ist. Die Lieferanten müssen dem Dokument zustimmen.
Um den Code of Conduct zu erstellen, sollten die relevanten Abteilungen und die Geschäftsführung miteinbezogen werden. Es ist auch wichtig, Branchenstandards zu berücksichtigen. Damit der Kodex effektiv umgesetzt wird, muss die Kommunikation klar und transparent sein. Es ist entscheidend, den Lieferanten die Vorgehensweise und Erwartungen klar zu erklären und Unterstützung bei der Umsetzung anzubieten. Der Kodex gilt normalerweise für direkte Lieferanten, kann aber auch auf indirekte Zulieferer ausgeweitet werden.
Es ist wichtig, regelmäßig Überprüfungen (Audits) durchzuführen. So lässt sich herausfinden, wo die Stärken und Schwächen liegen und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Diese Überprüfungen helfen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen. Die Audits müssen nicht unbedingt vor Ort durchgeführt werden, sondern können auch von unabhängigen Prüfern übernommen werden.
Aspekte im Detail:
Im Verhaltenskodex geht es beispielsweise um Arbeitsbedingungen, Umweltschutz, ethisches Verhalten und wie Unternehmen geführt werden. Die Regeln in einem Verhaltenskodex können in drei Hauptbereiche unterteilt werden:
- Richtlinien für die eigene Arbeit: Hier geht es hauptsächlich um den Schutz oder die Sicherheit der Beschäftigten des Unternehmens.
- Richtlinien im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und staatlichen Stellen: Hier geht es darum, sämtliche geltenden Gesetze und rechtliche Verordnungen einzuhalten.
- Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden, der Gesellschaft und der Umwelt: In diesem Bereich werden vor allem soziale, moralische und ethische Standards aufgeführt, die vom Unternehmen einzuhalten sind.
Im Detail kann es sich bei den Richtlinien um folgende handeln:
Ethik und Werte
Das Dokument kann Regeln und Anforderungen zu Gesetzeskonformität und Geheimhaltung enthalten. Außerdem werden darin die grundlegenden Werte und Prinzipien des Unternehmens festgehalten. Das kann auch Regeln für Kommunikation, Werbung, Import- und Exportvorschriften sowie Produktqualität und -sicherheit beinhalten.
Korruptionsbekämpfung
Der Code of Conduct dient dafür festzulegen, dass ein Unternehmen gegen Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Insiderhandel und Korruption ist. Es werden Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass diese Dinge vermieden und bekämpft werden.
Konfliktmanagement
Außerdem erklärt der Kodex, wie das Unternehmen mit Konflikten umgehen soll. Sei es innerhalb des Unternehmens oder mit externen Partnern oder Lieferanten.
Arbeitnehmerrechte
Im Kodex sind auch Vorschriften zum Schutz der Arbeitnehmerrechte zu finden. Diese beinhalten klare Aussagen, dass Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz nicht erlaubt sind. Gleichzeitig werden die Erwartungen des Unternehmens an eine respektvolle und gesunde Arbeitsumgebung festgelegt. Es gibt Regeln für Arbeitssicherheit, Datenschutz, IT-Sicherheit und den Umgang mit personenbezogenen Daten in diesem Dokument.
Nachhaltigkeit und Umwelt
Im Code of Conduct kann auch stehen, dass das Unternehmen sich darum bemüht, nachhaltig und umweltbewusst zu handeln. Es werden Maßnahmen ergriffen, um die Auswirkungen auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten. Dazu gehört die Einhaltung von Umweltgesetzen und Vorschriften, die Reduzierung von Treibhausgasemissionen sowie die Vermeidung von Kinderarbeit oder Zwangsarbeit. Auch das gesellschaftliche Engagement und wohltätige Aktivitäten des Unternehmens können dort festgehalten sein.
Verantwortung gegenüber Geschäftspartnern und Lieferanten
Im Kodex steht, dass das Unternehmen fair und verantwortungsbewusst mit den Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten umgeht.
Berücksichtigung internationaler Normen
Bei der Erstellung eines eigenen Kodex sollten Unternehmen auf bestehende internationale Normen zurückgreifen:
- UN-Menschenrechtserklärung
- Arbeitsnormen der ILO, insbesondere die 8 Kernarbeitsnormen
- UN Global Compact
- OECD-Leitsätze für multinationale und international tätige Unternehmen
- UN-Konvention gegen Korruption
- ISO 14001
- OHSAS 18001
Was tun bei Verstößen gegen den Code of Conduct?
Wenn Lieferanten ernsthafte Regelverstöße begehen, sollte schnell reagiert werden. Zuerst sollten effektive Maßnahmen zur Bewältigung dieser Verstöße eingeführt werden. In einem gemeinsamen Dialog können diese Maßnahmen erörtert werden. Wenn Lieferanten Verstöße nicht anerkennen oder beheben, können vorübergehende Einkaufsstopps oder Strafzahlungen als Lösung genutzt werden. Um präventiv zu handeln, ist es ratsam, einen offenen Dialog mit den Lieferanten zu suchen und ihnen Unterstützung sowie Schulungen zu Themen rund um Nachhaltigkeit anzubieten.
Vor- und Nachteile
Vorteile
Ein Verhaltenskodex hat viele Vorteile. Er hilft dabei, ethische Standards und verantwortungsbewusstes Verhalten entlang der Lieferkette zu fördern.
Klarheit und gemeinsame Standards: Er legt klare Verhaltensregeln für die Lieferanten fest. Das schafft eine gemeinsame Grundlage und hilft, Missverständnisse zu vermieden.
Schutz der Reputation: Der Kodex hilft Unternehmen dabei, ihren guten Ruf zu schützen. Dabei stellt er sicher, dass die Lieferanten ethisch handeln und sich an Umwelt- und Arbeitsstandards gemäß der Erklärung der Menschenrechte sowie an die Richtlinien der Corporate Social Responsibility (CSR) halten.
Risikominderung: Er hilft Unternehmen auch dabei, frühzeitig mögliche Verstöße gegen ethische Standards zu erkennen und dagegen vorzugehen. Dadurch können finanzielle, operative und rechtliche Risiken reduziert werden.
Kundennachfrage und Wettbewerbsvorteil: Immer mehr Kunden achten bei ihrer Kaufentscheidung auf ethische und nachhaltige Geschäftspraktiken. Ein Kodex ermöglicht es Unternehmen, diesen Anforderungen gerecht zu werden und sich von Mitbewerbern abzugrenzen.
Verbesserung der Lieferkettentransparenz: Der Kodex ermutigt Lieferanten dazu, offen und transparent über ihre Praktiken und Leistung zu berichten. Dies hilft Unternehmen, wichtige Informationen über ihre Lieferkette zu erhalten und bei Bedarf Verbesserungen einzufordern.
Verantwortungsbewusstsein und Veränderung: Der Code of Conduct fördert das Bewusstsein für ethische und nachhaltige Geschäftspraktiken sowohl bei den Lieferanten als auch bei Unternehmen selbst. Er dient als Anstoß für Veränderungen und Verbesserungen in der gesamten Lieferkette.
Es ist wichtig zu wissen, dass ein Verhaltenskodex nicht genug ist, um wirkliche Veränderungen zu machen. Es sollten auch Schulungen angeboten, Überwachungssysteme eingesetzt und Programme zur Verbesserung der Fähigkeiten entwickelt werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle sich an den Kodex halten.
Nachteile:
Begrenzte Kontrollmöglichkeiten: Ein Code of Conduct kann zwar Regeln festlegen, jedoch ist es schwierig sicherzustellen, ob diese von den Lieferanten auch eingehalten werden.
Mangelnde Durchsetzungsmöglichkeiten: Wenn ein Lieferant gegen den Kodex verstößt, kann es schwierig sein, wirksame Sanktionen oder Konsequenzen durchzusetzen. Dies kann dazu führen, dass er nicht effektiv umgesetzt wird.
Unterschiedliche Standards: Der Kodex berücksichtigt vielleicht nicht immer die unterschiedlichen kulturellen, rechtlichen und sozialen Kontexte, in denen die Lieferanten arbeiten. Das könnte dazu führen, dass die Standards unrealistisch oder schwer umzusetzen sind.
Oberflächliche Einhaltung: Einige Lieferanten könnten sich nur oberflächlich an den Code of Conduct halten, um gute PR zu betreiben oder potenzielle Kritik abzuwenden. Tatsächliche Veränderungen im Unternehmensverhalten könnten jedoch begrenzt sein.
Konzentration auf formale Prozesse: Ein Verhaltenskodex kann sich nur auf formale Prozesse und Dokumentation konzentrieren. Dadurch könnten tiefgreifende Veränderungen in Lieferantenorganisationen vernachlässigt werden. Dies könnte die Verbesserung von Arbeitsbedingungen und Nachhaltigkeitsleistung einschränken.
Mangelnde Umsetzungsstrategien: Ein Code of Conduct allein reicht möglicherweise nicht aus, um Veränderungen bei den Lieferanten zu bewirken. Es ist wichtig, Schulungen und Unterstützung anzubieten, damit Lieferanten die Standards verstehen und umsetzen können.
Auch wenn es einige Nachteile gibt, sollte der Kodex nicht komplett abgelehnt werden. Mit einer guten Strategie mit der sich der Kodex regelmäßig überprüfen lässt, können viele dieser Probleme gelöst werden. Das Dokument kann daher als nützliches Instrument zur Förderung von Nachhaltigkeit, verantwortungsvollem und erwünschtem Verhalten in der Lieferkette dienen.
Praxistipps für Unternehmen
Integration des Kodex in die Geschäftsstrategie
Es ist wichtig zu verstehen, dass der Verhaltenskodex nicht allein steht, sondern ein wesentlicher Teil der Geschäftsstrategie ist. Es ist entscheidend, den Kodex fest in die Unternehmensrichtlinien, Abläufe und Entscheidungen einzubinden.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Kodex
Es ist wichtig, den Kodex regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. So wird sichergestellt, dass er den aktuellen Gesetzesvorschriften und den sich ändernden Unternehmenswerten entspricht.
Kommunikation und Schulung
Es ist wichtig, dass Unternehmen allen Mitarbeitenden und Lieferanten klar und umfassend kommunizieren. Schulungen sollten angeboten werden, damit alle wissen, was im Kodex steht und wie sie danach handeln können.
Einbindung der Lieferanten
Unternehmen sollten Regeln nicht nur für ihre eigenen Mitarbeitenden aufstellen, sondern auch für Lieferanten und andere Partner. Sie müssen deutlich machen, was sie von ihren Lieferanten erwarten. Wenn nötig, sollten sie ihnen helfen, diese Standards zu erreichen.
Überwachung und Berichterstattung
Es ist wichtig, Wege einzurichten, um sicherzustellen, dass der Verhaltenskodex eingehalten wird. Das kann durch regelmäßige Prüfungen, Selbstbewertungen oder andere Kontrollen geschehen. Außerdem sollten Unternehmen klar darüber informieren, wie gut sie sich an den Kodex halten und welche Fortschritte sie machen.
Kontinuierliche Verbesserung
Ein Kodex sollte als lebendiges Dokument betrachtet werden, das immer wieder verbessert wird. Unternehmen sollten Feedback und Vorschläge sammeln und den Kodex entsprechend weiterentwickeln.
Wenn Unternehmen diese Tipps befolgen, stellen sie sicher, dass ihr Code of Conduct in der Praxis gut funktioniert. Das trägt dazu bei, die ethisch korrekten Standards und verantwortungsbewusstes Handeln in der gesamten Lieferkette zu fördern.
Der Code of Conduct: Ein Weg zu ethischer Führung und nachhaltigem Erfolg
Der Code of Conduct ist wie eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Lieferanten. Er legt klare Regeln fest, wie ethisch, sozial und umweltbewusst gearbeitet werden soll. Wenn Unternehmen den Kodex akzeptieren, verpflichten sie sich dazu, nachhaltig zu handeln und verbessern dadurch ihr Ansehen bei Mitarbeitenden, Kunden und Investoren.
Um einen Verhaltenskodex umzusetzen, sollten Unternehmen zuerst die Risiken prüfen und klare Gespräche mit Lieferanten führen. Dann ist es wichtig, den Kodex regelmäßig zu überprüfen. Ein Kodex hat viele Vorteile, wie klare Regeln, Schutz des Unternehmensrufs und weniger Risiken. Es gibt aber auch Schwierigkeiten, wie begrenzte Kontrolle und Durchsetzung. Trotzdem kann ein gut umgesetzter Kodex helfen, Unternehmen nachhaltiger zu machen.
In Zukunft werden Verhaltenskodizes wichtiger, da Unternehmen mehr Wert auf ethisches und nachhaltiges Handeln legen. Die Standards für soziale Verantwortung werden strenger, wodurch Unternehmen sich mehr um Umwelt und Gesellschaft kümmern müssen. Durch bessere Kodizes können Unternehmen helfen, eine faire und nachhaltige Welt zu schaffen.