Von der anonymen Meldung über die Fallbearbeitung bis zur fristgerechten Rückmeldung: Das Hinweisgebersystem digitalisiert Ihren gesamten Hinweisgeberprozess, rechtskonform nach HinSchG, EU-Whistleblower-Richtlinie und LkSG-Beschwerdeverfahren.
Die Herausforderung
Seit Juli 2023 müssen Unternehmen ab 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Wer nicht handelt, riskiert Bußgelder.
Hinweisgeber sollten personalisiert oder anonym melden können und trotzdem muss eine Rückkommunikation möglich sein. Per E-Mail oder Briefkasten ist es praktisch unmöglich, den kompletten Caseverlauf transparent zu darzustellen.
Das HinSchG verlangt eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und eine Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten. Ohne System verlieren Sie schnell den Überblick über laufende Fristen.
Hinweisgeber dürfen nicht benachteiligt werden, das muss Ihr Prozess sicherstellen. Ohne klare Dokumentation der Schutzmaßnahmen fehlt der Nachweis gegenüber Behörden.
Gesetzliche Anforderungen
Das Hinweisgebersystem deckt sämtliche Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, der EU-Whistleblower-Richtlinie und des LkSG-Beschwerdeverfahrens ab.
Sicherer, digitaler Kanal für anonyme, pseudonyme und namentliche Meldungen.
Rückkommunikation ohne Identitätspreisgabe vollständig DSGVO-konform.
Dokumentierte Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber gemäß HinSchG.
Automatische Erinnerungen für 7-Tage-Bestätigung und 3-Monats-Rückmeldung.
Strukturierte Bearbeitung, Triage und lückenlose Dokumentation aller Fälle.
Schulungstools und Vorlagen für die interne Kommunikation zum Meldekanal.
Erstellen Sie oder passen Sie bestehende Workflows nach Ihren Bedürfnissen an.
Gleichzeitig Beschwerden empfangen, gemäß des LkSG.
Meldungen erfassen
Hinweisgeber können über ein klar aufgebautes Formular innerhalb weniger Minuten eine Meldung abgeben, völlig anonym. Nach Einreichung erhalten sie Login-Daten, um jederzeit den Status zu prüfen, Nachrichten zu schreiben und weitere Dateien hochzuladen.
Dashboard & Kennzahlen
Behalten Sie den Überblick mit individualisierbaren Dashboards, die Ihnen alle relevanten Kennzahlen in Echtzeit anzeigen. Offene Fristen, Fallkategorien und Bearbeitungszeiten, alles auf einen Blick.
Fallbearbeitung
Alle erforderlichen Bearbeitungsschritte werden übersichtlich dokumentiert, der Verlauf vorheriger Interaktionen bleibt jederzeit nachvollziehbar. Das integrierte Triage-System priorisiert eingehende Fälle automatisch.
Flexible Formulare
Passen Sie die Formulare mit einfach konfigurierbaren Vorlagen an. Konzerne können weitere Gesellschaften anlegen, Hinweisgeber wählen gezielt die betroffene Gesellschaft aus. Zugriffsrechte steuern Sie granular.
KI-gestützte Titel & Zusammenfassung (Optional verfügbar)
Die AI analysiert eingehende Meldungen und generiert automatisch einen präzisen Titel, eine strukturierte Zusammenfassung sowie eine Kategorisierung mit relevanten Tags. Bearbeiter erhalten sofort einen klaren Überblick, ohne die gesamte Meldung lesen zu müssen.
KI-gestützte Status-Zusammenfassung (Optional verfügbar)
Die AI fasst den aktuellen Bearbeitungsstand jedes Falls in verständlicher Sprache zusammen. Prozessschritte, offene Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten werden übersichtlich dargestellt, damit kein Detail verloren geht.
KI-gestützte Anonymisierung (Optional verfügbar)
Die AI erkennt automatisch Personen, Organisationen, Standorte und Datumsangaben in Meldungen und ersetzt sie durch neutrale Platzhalter. So können Fälle datenschutzkonform weitergegeben werden, ohne sensible Informationen preiszugeben.
KI-gestützte Abhilfemassnahmen (Optional verfügbar)
Basierend auf der Fallanalyse schlägt die AI konkrete Abhilfemaßnahmen vor, priorisiert nach Dringlichkeit. Jede Maßnahme enthält Zuständigkeiten, Zeitrahmen und die relevante regulatorische Grundlage, damit Ihr Team sofort handeln kann.
KI-gestützte Executive Summary (Optional verfügbar)
Die AI wertet alle Meldungen eines Zeitraums aus und erstellt eine Executive Summary mit KPIs, Trendanalysen und identifizierten Risikobereichen. Die Geschäftsführung erhält priorisierte Handlungsempfehlungen auf Basis der gesamten Meldungslage.
Ihre Vorteile
Eine Plattform, die HinSchG, EU-Whistleblower-Richtlinie und LkSG-Beschwerdeverfahren in einem System vereint.
Hinweisgeber können optional ohne Identitätspreisgabe kommunizieren, mit Login-Daten für sichere Rückkommunikation und Statusupdates.
7-Tage-Bestätigung und 3-Monats-Rückmeldung werden automatisch überwacht. Keine Frist wird mehr verpasst.
Meldekanal in über 30 Sprachen verfügbar, mit automatischer Übersetzungsfunktion für internationale Teams und Lieferanten.
Kanzleien, Berater und Partner bieten das System unter eigenem Namen an, vollständig anpassbar.
Konzerne bilden alle Tochtergesellschaften ab. Zugriffsrechte und Fallzuweisung je Gesellschaft steuerbar.
Hosting in Deutschland, ISO 27001 zertifiziert und vollständig DSGVO-konform. Höchste Sicherheitsstandards.
Häufige Fragen
Mit dem Hinweisgebersystem setzen Sie die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie und der nationalen Umsetzungsgesetze (HinSchG) innerhalb weniger Minuten um. Das System ermöglicht mit einem übersichtlichen Dashboard optimales Fallmanagement. Für die Hinweismeldung steht ein eigenes, klar aufgebautes Formular zur Verfügung, das innerhalb weniger Minuten ausgefüllt werden kann, völlig anonym.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Das Hinweisgebersystem ist jedoch unabhängig von der Mitarbeiterzahl einsetzbar, auch für juristische Personen des öffentlichen Sektors, Ombudspersonen und Konzerne mit mehreren Tochtergesellschaften.
Als Partner können Sie das Hinweisgebersystem mit Ihrem Logo und Namen Ihren Mandanten und Kunden als erweitertes Leistungspaket anbieten. Die Lösung eignet sich für Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Datenschutzbeauftragte und Compliance-Consultants.
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Mitarbeitenden und beginnen ab 99 € netto pro Monat für das Premiumpaket.
Ja, mit dem Hinweisgebersystem erfüllen juristische Personen des öffentlichen Sektors die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie. Behördenmitarbeiter und Bürger können Unregelmäßigkeiten und Gesetzesverstöße über das digitale System, auch anonym melden.
Unternehmen ab 50 Beschäftigten, die keinen internen Meldekanal einrichten, riskieren Bußgelder. Die Pflicht gilt seit Juli 2023, handeln Sie jetzt.
Jetzt vorbereiten
Sehen Sie in 30 Minuten, wie das Hinweisgebersystem anonyme & personalisierte Meldungen, Fallmanagement und Fristenkontrolle für Ihr Unternehmen abdeckt und wie schnell die Einrichtung geht.
Eine Plattform, alle Regulierungen.
Lieferantenrisiken erkennen, bewerten und aktiv steuern, über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg.
Geodaten erfassen, Sorgfaltserklärungen erstellen und Entwaldungsfreiheit lückenlos nachweisen.
Nachhaltigkeitsberichte ESRS-konform erstellen – strukturiert, auditierbar und fristgerecht.
Sichere, anonyme Meldekanäle bereitstellen – gesetzeskonform und vertrauenswürdig für alle Beteiligten.
Geschenke, Einladungen und Freigaben digital erfassen und revisionssicher genehmigen lassen.
Compliance-Schulungen zuweisen, durchführen und dokumentieren – mehrsprachig und nachweisbar.
Policies zentral versionieren, verteilen und die Kenntnisnahme risikofrei verwalten.
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