Mit der vorliegendem Grundsatzerklärung geben wir, die lawcode GmbH, unsere Menschenrechtsstrategie wieder.
1. Für uns festgestellte prioritäre menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken
Wir haben eine Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich durchgeführt. Dabei haben wir als RegTech-Unternehmen bzw. SaaS-Anbieter festgestellt, dass die folgenden Themen für uns einen Fokus darstellen:
2. Erwartungen an unsere Zulieferer
Wir erwarten von unseren Zulieferern, dass sie die Menschenrechte und Umweltstandards gemäß § 2 Abs. 2 und 3 LkSG einhalten. Ein Lieferant, der diese Standards nicht einhält, wird von uns nicht beauftragt.
3. Zuständigkeiten
Zur Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards haben wir ein Risikomanagement zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten implementiert. Wir haben zunächst die Zuständigkeiten festgelegt. Diese Grundsatzerklärung wurde von der gesamten Geschäftsleitung der lawcode GmbH entworfen und veröffentlicht. Die operative Umsetzung der Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz werden durch den Einkauf, die involvierte Fachabteilung und den Legal & Compliance sichergestellt. Wir analysieren unsere Zulieferer gemäß einer Risikoprüfung. Dafür nutzen wir das digitale Supply Chain Modul der lawcode Suite
4. Risikoanalyse
Wir setzen die Sorgfaltspflichten gemäß § 3 LkSG in der lawcode GmbH um. Wir bewerten die Risiken für den eigenen Geschäftsbereich jährlich sowie anlassbezogen. Zudem werden unsere Lieferanten einer abstrakten und ggf. konkreten Risikoanalyse unterzogen. Dies erfolgt mittels des Supply Chain Moduls der lawcode Suite. Diese Risikoprüfung auf menschenrechtliche sowie umweltbezogene Risiken findet jährlich und anlassbezogen statt. Sie erfolgt erstmalig immer mit Vertragsbeginn eines neuen Zulieferers. Sofern ein Lieferant – basierend auf transparenten Berechnungsmethoden – einen erhöhten Risikoscore oder anderweitig ein Risiko aufweist, werden Fragebögen an die Zulieferer versendet, die der Lieferant wahrheitsgetreu beantworten muss. Diese Antworten werden wiederum mit einem Risikowert versehen. Daraus können dann weitere ggf. erforderliche Maßnahmen definiert und umgesetzt werden. Dies wird in dem Supply Chain Modul der lawcode Suite nachvollziehbar dokumentiert. Die Ergebnisse dieser Risikoanalysen werden der Geschäftsleitung fortlaufend berichtet.
5. Präventionsmaßnahmen
Bezogen auf die Präventionsmaßnahmen achten wir bei unserer Beschaffung bzw. Einkauf darauf, dass unsere Lieferanten die menschenrechtlichen Bedingungen einhalten. Jeder Lieferant wird durch einen Beschaffungsprozess in einer digitalen Lösung ausgewählt und überprüft – auch auf Menschenrechts- und Umweltstandards. In den vertraglichen Regelungen wird – sofern möglich – explizit darauf geachtet, dass der Lieferant die menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen einhält.
Die beteiligten Entscheidungsakteure in unserem Unternehmen werden dazu regelmäßig geschult. Des Weiteren haben wir mit der Hintbox auch einen Beschwerdekanal implementiert, sodass wir frühzeitig etwaige Menschenrechtsverletzungen erkennen, bewerten und verhindern bzw. eingrenzen können. Wir bewerten diese Maßnahmen intern jährlich und anlassbezogen.
6. Abhilfemaßnahmen
Bei einer Menschenrechtsverletzung werden wir sofort entsprechend Abhilfemaßnahmen einleiten. Diese werden in unserem digitalen Modul zur Lieferkette erfasst und dokumentiert. Zudem werden diese Maßnahmen auch Verantwortlichen in unserem Unternehmen zugewiesen und Zeittickets vergeben. Die Folgen bei einem tatsächlichen Verstoß reichen bis zu einer Beendigung der vertraglichen Beziehung und hängen vom Einzelfall ab.
7. Beschwerdeverfahren
Wir haben mit der Hintbox ein Beschwerdeverfahren implementiert. Dieses ist auf unserer Webseite erreichbar. Daher können auch Beschwerden zu mittelbaren Zulieferern abgegeben werden. Hinweisgebende Personen können darüber – auch anonym – Beschwerden einreichen. Wir gehen vertraulich, neutral und unvoreingenommen an diese Beschwerden heran und prüfen diese. Zudem führen wir nach einer Beschwerde eine Risikoanalyse durch und leiten Abhilfemaßnahmen ein.
8. Dokumentations- und Berichtspflicht
Die Einhaltung der Sorgfaltspflichten wird intern in unserem Supply Chain Modul dokumentiert. Für unsere internen Zwecke, insbesondere zur Überprüfung und Verbesserung, entwerfen wir einen Bericht über die Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
Koblenz, 2. Januar 2025